IVR (Digital Receptionists) 

3CX "Digital Receptionist" işlevi firmanıza gelen aramalara önceden hazırladığınız ses dosyalarını çalarak anonsun içeriğine göre sesli olarak yönlendirir. Örn. XYZ firmasına hoş geldiniz. Dahili numarayı biliyorsanız lütfen tuşlayınız. Bilmiyorsanız. Satış için 1'i, Destek için 2'yi tuşlayınız. Ofis çalışma saatlerinize göre farklı anonslar hazırlayıp günün belli saatlerinde devreye girecek şekilde yapılandırabilirsiniz.

 

Anons Kaydetme

3CX yönetim konsolundan "Digital Receptionists" menüsüne geçin ve "+Add" butonu ile tanımlama sayfasına ulaşın.

  1. Prompt satırının sağında bulunan "Record" butonuna basarak kayıt ekranına ulaşın.

  1. Açılan kayıt ekranında gerekli tanımlamaları yapıp "OK" butonuna basın.
  • Audio File Name: Kaydedeceğiniz dosyaya işlevini belirten bir isim verin Örn. "Karsilama_mesai_ici.wav" 
  • Extension Number: Anonsu kaydeceğiniz dahili numarasını seçiniz.
  1. "OK" butonuna bastıktan sonra kayıt ekranında belirttiğiniz dahili numaraya gelen "RecordFile" aramasını cevaplayın. Sizi otomatik yanıt sistemi karşılayacak yönergeleri takıp ederek kayıt işlemini bitirin.

Adlandırdığınız ses dosyası "Prompt" listesinde görüntülenecektir.

 

 

Digital Receptionists tanımlama

Not

Oluşturacağınız menü içerisindeki tuşlamaların yönlendirileceği dahili numara, zil grubu yada kuyruk numarasını menü tanımlama işleminden önce sistemde var olup olmadığını kontrol ediniz. Örn. Satış için 1'e, Destek için 2'ye tuşlayınız. Anonsunun 1 tuşlandığında ulaşacağı Satış personeli dahilisi yada Satış personelleri için bir zil grup / Kuyruk tanımını öncesinde yapmış olmanız gerekir.

3CX yönetim konsolundan "Digital Receptionists" menüsüne geçin ve "+Add" butonu ile tanımlama sayfasına ulaşın.

  1. General: 
  • Enter a name: Oluşturacağımız sesli yanıt menüsü için işlevini tanımlayan bir isim girin. Örn. "Karsilama_mesai_ici.wav"
  • Extension: Sistem dahili numara uzunluğuna uyugn "8" ile baslayan bir sanal numara atayacaktır. İsterseniz bu numarayı değiştirebilirsiniz.
  • Type:  5 farklı menü tipinden "Standart" olan ile devam edin. Diğer menü tiplerinin ayrıntısı için 3CX resmi sitesini ziyaret edin.
  • Prompt: Listeden sistemde yüklü olan bir ses dosyası seçin. Yeni bir ses dosyası yüklemek için "+Add" kendiniz bir ses dosyası kaydetmek için "Record" butonuna basın.
  • Digital Receptioninst Language: Menünüzün sizin yüklediğiniz ses dosyası dışında gerekli yönergeleri hangi dilde anons edeceğini seçiniz.
  1. Menü Options: Yüklediğiniz ses dosyasındaki yönergelere uygun olarak menüde yapılacak olan tuşlamaların hedefini belirtiniz.
  • Key: 0 dan 9'a kadar tuşlamalar için aşağıdaki seçenekleri sunar.
  • Action: Tuşlama yapıldığında sistemin nasıl bir yönlendirme yapacağını seçiniz.
    • Nothing: Tuşlama yapıldığında hiç bir eylem gerçekleştirmez.
    • End Call: Tuşlama yapıldığında çağrıyı sonlandırır.
    • Connect to Extension: Tuşlama yapıldığında listeden seçtiğiniz "Abone (Extension)" numarasına yönlendirme yapar.
    • Connect to Ring Group: Tuşlama yapıldığında listeden seçtiğiniz "Zil grub (Ring Group)" numarasına yönlendirme yapar.
    • Connect to Queue: Tuşlama yapıldığında listeden seçtiğiniz "Kuyruk (Queue)" numarasına yönlendirme yapar.
    • Connect to Digital Receptionist: Tuşlama yapıldığında listeden seçtiğiniz Sesli Yanıt (Digital Receptionist) numarasına yönlendirme yapar.
    • Transfer to Voicemail: Tuşlama yapıldığında listeden seçtiğiniz Abone, Zil Grubu yada Kuyruk numarasının Sesli Posta (Voicemail) servisine yönlendirme yapar.
    • Call by Name: Sisteminizde tanımlı Abonelerin (Extenisons)  Soyad (Last Name) alanına göre yönlendirme yapar.
    • Repeat Prompt: Tuşlama yapıldığında anonsu tekrar servis eder.
    • Play Prompt and Exit: Tuşlama yapıldığında bu alana yükleyeceğiniz ses dosyasını oynatır ve çağrıyı sonlandırır.
    • Send Call to Call Flow Apps: Tuşlama yapıldığında sisteminizde yüklü olan CFD (Call Flow Designer) projesine yönlendirir.
  1. Direct Inbound Dialing (DID): İsteğe bağlı olarak "Inbound Rules" tablonuzda tanımlı olan DID numaraları ile ilişkilendirip gelen aramalarda bu Sesli Yanıt Menüsünün devreye girmesini sağlayabilrisiniz.
  2. Destination for invalid or no DTMF input: 
  • If no input within seconds: Yüklediğiniz ses dosyasının sonunda arayanın tuşlama yapması için uygun gördüğünüz süreyi saniye cinsinden girin. Örn. "5" anons dosyasın sonuna 5 saniye ilave edildikten sonra belirttiğiniz hedefe yönlendirilecektir.
  • If input is invalid then: Yapılan tuşlama geçersizse çağrı belirttiğiniz hedefe yönlendirilecektir.

 

Sık Sorulan Sorular?

S:  Gelen aramalarda anons içerisinde dahili numara tuşlamasına izin veriliyor mu?

C: Evet, varsayılan olarak sisteminizin dahili numara havuzunda bulunan numaralara anons devam ederken yapılan istekler yönlendirlir. İstenilirse bu özellik kapatılabilinir.